Najczęściej popełniane błędy
Błędy we wniosku o dofinansowanie
Najczęściej popełniane błędy przez wnioskodawców we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, złożonym w odpowiedzi na ogłoszone konkursy możemy podzielić na błędy formalne oraz błędy merytoryczne. Poniżej zostały one szczegółowo opisane.
Błędy formalne:
• brak podpisów osób upoważnionych w wymaganych miejscach,
• grupy docelowe- wnioski nie zostały skierowane do właściwych grup docelowych,
• formy wsparcia – wnioskodawca przewidział nieuprawnione do dofinansowania formy wsparcia,
• niezgodność sum kontrolnych wersji papierowej wniosku z wersją elektroniczną w formatach XML i PDF.
• brak pieczęci instytucjonalnej wnioskodawcy w pkt. V wniosku Oświadczenie,
• niewypełnienie w Szczegółowym budżecie projektu pola Uzasadnienie kosztów –wymaganego w przypadku występowania w projekcie kosztów pośrednich i/lub cross - financingu,
• niezgodność okresu realizacji projektu z warunkami konkursu określonymi w tym zakresie w dokumentacji konkursowej,
• brak wymaganych złączników i/lub niepoprawny opis dołączanych załączników,
• inne braki formalne np. brak numeru konkursu lub okresu realizacji projektu niezgodnego z dokumentacją konkursową, niekompletnie wypełniony wniosek (brak wypełnienia wszystkich wymaganych kolumn), sporządzenie wniosku na niewłaściwym formularzu – na nieaktualnej wersji generatora, brak elektronicznej wersji wniosku, brak wypełnionego harmonogramu realizacji projektu.
Błędy merytoryczne:
Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu:
• brak dyscypliny projektowej – Beneficjent zobowiązany jest do sporządzenia wniosku zgodnie z Instrukcją,
• brak nawiązania do problemów regionalnych,
• brak odwołania do danych statystycznych, wyników badań i analiz, lub przedstawianie danych statystycznych z nieznanego źródła pochodzenia,
• brak nawiązania do celów zawartych w regionalnych dokumentach strategicznych, niewłaściwe definiowanie celów projektu,
• brak uzasadnienia konieczności realizacji projektu, zwłaszcza w kontekście przewidzianych form wsparcia.
Grupy docelowe projektu:
• mało precyzyjne uzasadnienie wyboru grupy docelowej,
• brak dokładnych danych odnośnie narzędzi wykorzystywanych w procesie rekrutacji i selekcji potencjalnych odbiorców pomocy,
• niedopracowany opis sposobu rekrutacji uczestników projektu, jak i zasad ich selekcji,
• niedostosowanie procesu rekrutacji do liczebności beneficjentów ostatecznych,
• brak odniesienia do zasady równości szans,
• błędne powołanie się na dane statystyczne.
Działania:
• opis działań niespójny z harmonogramem i budżetem projektu,
• nieracjonalnie skonstruowany harmonogram, (np. nadmierne rozciągnięcie w czasie,
• zbyt rozbudowana struktura zarządzania projektem),
• działania opisane zbyt powierzchownie,
• brak kompleksowości oferowanego wsparcia.
Rezultaty projektu:
• brak wyczerpujących informacji odnośnie monitorowania rezultatów projektu,
• występowanie błędów metodologicznych w określeniu rezultatów miękkich i twardych,
• brak zdefiniowania wszystkich strategicznych wskaźników w odniesieniu do założeń projektu,
• błędnie dokonany podział na rezultaty twarde i miękkie,
• sformułowane jedynie podstawowe rezultaty twarde,
• brak wskazania, w jaki sposób osiągnięte rezultaty wpłyną na realizację celów projektu.
Potencjał wnioskodawcy i sposób zarządzania projektem:
• struktura zarządzania projektem nieadekwatna do przewidzianych działań i założeń organizacyjnych projektu/szkoleń,
• brak zakresu zadań personelu zarządzającego,
• zbyt rozbudowana struktura zarządzania projektem,
• pominięta kwestia przepływu informacji pomiędzy osobami zaangażowanymi w realizację projektu.
Wydatki projektu:
• brak spójności budżetu projektu z informacją zawartą w pkt. 3.5 wniosku, tj. sposobem zarządzania projektem,
• nieproporcjonalne koszta związane z kadrą zaangażowaną w zarządzanie projektem w stosunku do realnych potrzeb prawidłowej realizacji projektu,
• brak odniesienia kosztów założonych w budżecie do treści wniosku,
• zawyżone wydatki w odniesieniu do założonych rezultatów,
• występowanie w budżecie wydatków niezasadnych i nieefektywnych.
Błędy we wniosku o płatność
Poniżej przedstawiamy najczęściej popełniane błędy przez Beneficjentów we wnioskach o płatność:
Wniosek o płatność:
• poz.(2_(7))- nieprawidłowo wpisywany okres realizacji projektu– należy wpisywać okres realizacji projektu zgodnie z Umową ramową;
• poz.(4_) – błędne wskazywanie wartości w kolumnie 4 „wydatki kwalifikowalne od początku realizacji projektu”– należy wpisywać kumulatywnie wydatki w ramach projektu uznane za kwalifikowalne, zgodnie z otrzymanymi Informacjami o wynikach weryfikacji wniosku o płatność, bez wydatków rozliczanych bieżącym wnioskiem o płatność,
• błędy rachunkowe w kolumnie 5 „% realizacji”,
• niewskazywanie podatku VAT w wierszu 3.1 „w tym VAT”, w przypadku jego wykazywania w Załączniku 1;
• poz.(5_) – niewystarczający zakres informacji dotyczących postępu rzeczowego realizacji projektu;
• poz. (8_) - błędne wskazywanie źródeł sfinansowania wydatków w kolumnie „od początku realizacji projektu (PLN)”– należy wskazywać źródła sfinansowania wydatków w podziale na kwoty źródeł narastająco, zgodnie z otrzymanymi przez Beneficjenta Informacjami o wynikach weryfikacji wniosku o płatność;
• poz.(9_) – błędy rachunkowe;
• błędne wskazywanie kwot w wierszu „kwota rozliczana niniejszym wnioskiem”, niezgodnie z Załącznikiem 1 do wniosku o płatność,
• brak wyciągów bankowych potwierdzających wysokość środków przekazanych Beneficjentowi w formie zaliczki (wysokość otrzymanej kwoty dofinansowania);
• poz.(10_) – wskazywanie niewłaściwych wartości w kolumnie „Planowane wydatki (PLN)” w stosunku do kwot rozliczanych oraz całkowitej wartości projektu;
• brak wypełnienia wszystkich wymaganych pól we wniosku (np. punkt (12_) wniosku o płatność).
Załącznik 1 do wniosku o płatność:
• brak wskazywania na dołączanych wyciągach bankowych pozycji z Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem (Załącznik 1), do których odnoszą się poszczególne operacje,
• niespójność numerów dokumentów wskazanych w Załączniku 1 w stosunku do numerów dokumentów widniejących na wyciągach bankowych,
• nieprawidłowe daty zapłaty– niewskazywanie wszystkich dat zapłaty za dany dokument, jeżeli zapłata następowała w kilku ratach,
• nieprawidłowe kwoty w kolumnach brutto, netto i kwalifikowalne,
• brak wyciągów bankowych potwierdzających opłacenie dokumentów w całości,
• brak dokumentów potwierdzających wniesienie wkładu prywatnego,
• błędy rachunkowe w Załączniku 1,
• brak zaznaczenia T/N w kolumnie „Zadania zlecone”.
Załącznik 2 do wniosku o płatność:
• błędy rachunkowe w poszczególnych tabelach Załącznika 2 (np. liczba uczestników w tabeli nr 4 „Osoby, które rozpoczęły udział w projekcie ze względu
na wykształcenie” nie jest zgodna z liczbą uczestników wykazanych w tabeli nr 1 w kolumnie „Rozpoczęły udział w projekcie”).
